AI로 자료 정리하기

상황

제안서 작성에는 창의적인 문장보다 반복 정리 업무가 많습니다. 파일명 정리, 요구사항 표, 증빙 목록, 검수 체크리스트가 대표적입니다.

AI는 글쓰기뿐 아니라 작업 공간의 파일과 텍스트를 읽고 구조화하는 업무 보조자로 쓸 수 있습니다.

실무에서 먼저 이해할 점

제안서 작업에는 글쓰기보다 정리 업무가 많습니다. 첨부 파일 목록, 요구사항 대응표, 증빙 자료, 파일명 규칙, 최종 검수표는 반복되지만 실수하면 큰 문제가 됩니다.

AI 도구는 작업 폴더의 파일이나 텍스트를 기준으로 구조를 만들 수 있습니다. 다만 어떤 파일을 실제로 읽었는지, 누락된 파일은 없는지 확인하는 절차가 필요합니다.

작업 흐름

단계	AI가 할 일	사람이 확인할 일
파일목록	폴더 구조와 파일명을 읽어 목록화한다	최신본과 중복본을 구분한다
표준화	파일명, 표 제목, 캡션 규칙을 제안한다	제출 양식과 충돌하지 않게 한다
체크리스트	요구사항과 제출물을 대조한다	누락 의심 항목을 사람이 확인한다
반복작업	CSV, Markdown, 표 형식으로 변환한다	원문 조건을 우선한다

AI 활용

• 첨부 파일 목록, 목차, 요구사항 표를 AI로 정리하고 누락된 번호나 중복 항목을 찾아냅니다.
• Markdown, CSV, JSON처럼 다시 편집하기 쉬운 형식으로 체크리스트를 만들어 팀 공유 자료로 씁니다.
• 반복되는 표 제목, 캡션, 파일명 규칙을 한 번에 통일합니다.

사람의 판단 기준

• AI가 파일을 실제로 읽었는지, 일부만 읽었는지 확인합니다.
• 자동 정리 결과가 원문 제출 조건과 다르면 원문을 우선합니다.
• 영업기밀, 개인정보, 가격 정보는 필요한 범위에서만 다루고 외부 공유를 제한합니다.

실무 체크리스트

• AI에게 작업 범위 폴더와 제외할 파일을 명확히 알려줍니다.
• 생성된 체크리스트에는 원문 근거와 파일 경로를 함께 둡니다.
• 가격 정보, 개인정보, 영업기밀 파일은 접근 범위를 제한합니다.
• 자동 정리 결과를 최종 제출 조건과 한 번 더 대조합니다.

프롬프트 예시

이 폴더의 제안 관련 파일 목록을 기준으로 제출물 체크리스트를 만들어줘. 파일명 규칙, 누락 의심 파일, 정량/정성/가격/증빙 구분, 최종 검수 상태 컬럼을 포함해줘.

AI 정리 산출물

• 제출물 체크리스트
• 파일명 규칙표
• 요구사항 대응표 CSV
• 누락 의심 항목 목록

검수에 필요한 근거 자료

• 파일 목록표
• 제출물 체크리스트
• 요구사항 CSV
• 누락 의심 목록

흔한 실수

• AI가 일부 파일만 읽었는데 전체를 검수했다고 믿는 것
• 파일명 규칙을 예쁘게 바꾸다가 제출 양식 규칙을 어기는 것
• 가격서와 정성제안서 자료를 같은 검수표에서 섞는 것

다음 단계

다음 단계에서는 공동수급과 컨소시엄 구조에서 역할과 실적을 정리합니다.